Tehokkuutta talouden hoitoon

WiseEventin toiminta-ajatus

Markkinointiviestintä
CRM-ohjatulla markkinointiviestinnällä (kotisivut, some ja uutiskirjeet) sisältöjä luodaan ja jaetaan. Lisäksi löytyy työkalut tapahtumajärjestämiseen (WiseEvent), tiedonkeräykseen (WiseSurvey) – eli osallistuttaminen kyselyillä, kilpailuilla/arvonnoilla ja lomakkeilla sekä WiseAd kotisivujen mainonnan hallintaan. Näiden työkalujen tehtävä on luoda kiinnostusta ja kysyntää yhtiön tuotteisiin tai palveluihin. Kaikki nämä toiminnallisuudet keräävät yhdenmukaisen analytiikan asiakaspotentiaalin kiinnostuksesta.

Myynti
Kaikkia myynnin kanavia ohjaa tuote- ja varastohallinta (WisePDM). Myynnin kanavia ovat sopimus/tilausmyynti (WiseDeal), verkkokauppamyynti (WiseEcommerce), ajan ja paikan varaaminen (WiseReserve) ja kassamyynti (WisePOS).

Sopimukset ja tilaukset
Pitkäkestoiset sopimukset ja kertaluonteiset tilaukset voidaan hyväksyttää vahvalla mobiili/pankki vahvisteella (WiseSign), minkä jälkeen niiden laskutus automatisoidaan kerralla tai erissä maksettaviksi. Laskutuksen maksumuistutukset hoituvat automaattisesti annettujen, asiakaskohtaisten asetusten mukaan. Laskutusdata siirtyy automaattisesti tuotehallinnassa osoitetuille kirjanpitotileille. Myös kirjaus pois myyntisaamisista tapahtuu automaattisesti järjestelmän pankkiyhteyden avulla.

Verkkokauppa
Verkkokauppa toimii tilauksen tavoin poiketen siten, että maksu tapahtuu oston yhteydessä. Verkkokaupassa voi olla myös useampia myyjiä, jolloin maksut ohjataan esim. Paytrailin avulla kumppanin tilille kokonaan tai osittain (esimerkiksi komissio vähennettynä).

Ajan ja paikan varaaminen ja myynti
​​​​​​​Ajan ja paikan varaukset (pääsyliput) toimivat järjestelmässä CRM-ohjatusti: CRM määrittää, sisältyykö varausoikeus asiakkuuteen vai vaaditaanko verkkokaupassa maksu. Lisäksi CRM ohjaa varauksen pohjalta mahdollisia kulkuoikeuksia ovista, porteista, tms.

Kassasovellus
Kassasovellus (WisePOS) on tabletissa ja läppärissä toimiva kassajärjestelmä. Eri toimipisteille räätälöidään tuotehallinnon avulla omat kassapöydät. Data siirtyy automaattisesti kirjanpitoon omille tileilleen.

Taloushallinnon työkalut (WiseEconomy)
Taloushallinnon työkalut sisältävät myyntilaskut (WiseInvoice), ostolaskut (WiseBill), ja palkkalaskut (WisePay). Nämä työkalut toimivat keskenään samankaltaisesti. Myynti- ja ostolaskuthan ovat samaa asiaa - riippuu vain katsotaanko asiaa myyjän vai ostajan näkökulmasta. Molemmissa prosessit on pitkälle automatisoitu ja tehostettu, jotta taloushallinto on kaikille helppoa, kustannustehokasta ja reaaliaikaista. Palkkalaskujen prosessit ovat samat kuin ostolaskuissa, sisältäen tarkastamisen ja hyväksymisen.

Käteis- ja pankkikorttiostoja varten on kuittisovellus (WiseNote). Kuvataan kuitti sovelluksen kautta, kirjataan oston käyttötarkoitus ja lähetetään järjestelmään.

Käytä ja ylläty, onhan se helppoa - kaikki CRM-ohjatusti samassa järjestelmässä viestinnästä taloushallintoon.

Myyntilaskutus (WiseInvoice)

WiseEventin työkalupakista löytyy välineet reaaliaikaiseen taloushallintoon. Logiikka ja analytiikka ovat täsmälleen samat kuin muissakin WisePlatformin työkaluissa.

Pitkäkestoiset sopimukset (jäsenyydet, yrityssopimukset) järjestelmä laskuttaa automaattisesti sen mukaan, moneenko erään laskutus on määritelty. Kertaluontoiset tilaukset (seuravaatteet, yritystilaisuus) voidaan muodostaa laskuksi tilauksen kautta (myynti "piikkiin") tai tiedot suoraan laskulle syöttäen.

Laskun voi lähettää helposti painalluksella asiakkaan valitsemalla laskutustavalla. Ajastetuksi asetetun laskun järjestelmä lähettää määriteltynä päivänä automaattisesti.

Myyntilaskut siirtyvät järjestelmässä automaattisesti myynnin kirjanpitotileille.

Suoritukset

Pankkiyhteyden kautta noudetaan joka päivä tieto suoritetuista laskuista, jotka järjestelmä kirjaa automaattisesti maksetuiksi. Tämän mukaan päivittyy automaattisesti myös jäsenyys voimaan.

Kaikki laskut voidaan myös suorittaa kassaan (WisePOS), mikäli asiakas haluaa käyttää laskun maksuun liikuntarahoja tai muita maksuvälineitä. Esimerkiksi maksettaessa jäsenmaksuja kassaan, aktivoituu asiakkaan jäsenyys saman tien eikä sitä tarvitse erikseen päivittää asiakkaan tietoihin tai toiseen järjestelmään.

Järjestelmän automatiikka lähettää maksumuistutukset maksamattomista laskuista (1. muistutus ja 2. muistutus) ja lisää muistutusmaksun asiakkaan maksettavaksi.

Analytiikka

Ajantasaisen laskutuksen analytiikka on nähtävissä yleistasolla yhdellä silmäyksellä (dashboard) tai pilkottuna miten pieniin osiin tahansa.

Ostolaskujen vastaanotto ja maksatus on WiseEventilla helppoa ja reaaliaikaista.

Ostolaskujen vastaanotto ja tiliöinti

Järjestelmä noutaa ostolaskut verkkolaskuina tai Maventan skannauspalvelun kautta. Saapuneet laskut joko saavat ennaltaasetetut tiliöinnit tai järjestelmä ehdottaa samaa tiliöintiä kuin vastaavan toimittajan edelliseen laskuun. Tiliöinnin jälkeen lasku lähtee tarkastukseen oston tehneelle henkilölle.

Tiliöinnin mukaan ostolaskut siirtyvät oikeille kirjanpitotileille automaattisesti.

Tarkastus ja hyväksyntä

Tarkastajat ja hyväksyjät määritetään järjestelmään, jotta voidaan varmistua laskun olevan toimituksen mukainen. Järjestelmä lähettää sähköpostitse muistutuksen käydä tarkastamassa/hyväksymässä lasku.

Maksatus

Hyväksytty lasku asetetaan maksatukseen laskun maksajan tunnistautumisen jälkeen. Tunnistautumisella varmistetaan maksajan henkilöllisyys ja varmistutaan tietoturvallisesta maksamisesta. Pankkiyhteyden avulla järjestelmä lähettää maksun oikeana päivänä.

Analytiikka

WiseEventin analytiikka mahdollistaa ostolaskujenkin suhteen yhden silmäyksen näkymän tai erittäin tarkan raportoinnin.

Asiakkaan kommentti

"Ostolaskujen käsittely on jouhevaa, kun toimittajakohtaisesti voi määritellä tarkastajat ja tiliöinnit valmiiksi, jolloin aineisto siirtyy myös kirjanpitoon reaaliajassa. Tarkastaja saa sähköpostiin ilmoituksen ja linkin, josta lasku aukeaa tarkastusta varten. Ostolaskut -sivulta näet kaikki saapuneet, tarkastuksessa olevat ja maksuun menevät laskut yhdellä silmäyksellä."
-Ville Tuovinen, FC Jazz ry